Organizacja imprez na drogach odbywa się na podstawie art. 65 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 1137 z późniejszymi zmianami). Obowiązki organizatora imprezy określono w art. 65a ww. ustawy. Drogi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, w tym wymaganiami ustawy „Prawo o ruchu drogowym” powinny być wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem.
W przypadku innego wykorzystania drogi, takiego jak zawody sportowe, rajdy, wyścigi, przewóz osób kolejką turystyczną
i inne imprezy, które powodują utrudnienia w ruchu lub wymagają korzystania z drogi w sposób szczególny, mogą się odbywać pod warunkiem zapewnienia bezpieczeństwa porządku podczas trwania imprezy oraz uzyskania zezwolenia na jej przeprowadzenie.
Zezwolenie na wykorzystanie dróg w sposób szczególny, wydaje w drodze decyzji administracyjnej organ zarządzający ruchem na drodze na pisemny wniosek organizatora imprezy. Organ zarządzający ruchem wydaje zezwolenie po zasięgnięciu opinii właściwego ze względu na miejsce imprezy komendanta wojewódzkiego Policji.
Jeżeli impreza odbywa się na drogach podległych kilku organom - organem właściwym jest:
a) w przypadku dróg różnych kategorii - organ zarządzający ruchem na drodze wyższej kategorii;
b) w przypadku dróg tej samej kategorii - organ właściwy ze względu na miejsce rozpoczęcia imprezy.
Wniosek o wydanie zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny powinien zawierać podstawowe dane,
a w szczególności:
1) imię, nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedzibę organizatora imprezy, numer telefonu (faksu) organizatora imprezy;
2) rodzaj i nazwę imprezy;
3) informację o miejscu i dacie rozpoczęcia, przebiegu oraz zakończenia imprezy;
4) informację o przewidywanej liczbie uczestników imprezy;
5) wykaz osób reprezentujących organizatora w sprawach zabezpieczenia trasy
lub miejsca imprezy na terenie poszczególnych województw;
6) podpis organizatora lub jego przedstawiciela.
Do wniosku należy dołączyć:
1) szczegółowy regulamin imprezy, określający w szczególności zasady zachowania uczestników imprezy istotne dla bezpieczeństwa ruchu drogowego;
2) wykaz osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg i zabezpieczenie imprezy
na terenie poszczególnych województw oraz w miejscach rozpoczęcia i zakończenia każdego odcinka, a także w miejscach wymagających szczególnego zabezpieczenia;
3) program imprezy ze szczegółowym opisem trasy i podaniem odległości między poszczególnymi jej odcinkami oraz określony w minutach i kilometrach program przejazdu lub przejścia uczestników przez poszczególne miejscowości
i granice województw;
4) plan zabezpieczenia trasy lub miejsca (określony w art. 65a ust. 3 pkt 3), obejmujący:
a)listę osób wchodzących w skład służby porządkowej, ich rozmieszczenie
oraz elementy ubioru wyróżniające te osoby;
b)pisemną instrukcję określającą zadania służb porządkowych, opracowaną
w uzgodnieniu z Policją,
c)rodzaj i ilość środków technicznych (w szczególności znaków, tablic ostrzegawczych i informacyjnych, lin, taśm lub wstęg służących do oznaczenia trasy lub miejsca imprezy, barier, płotków lub przegród służących do odgradzania miejsca imprezy),
d)rodzaje, zakres i sposób zabezpieczenia ratowniczego imprezy, w uzgodnieniu
z właściwym komendantem powiatowym Państwowej Straży Pożarnej oraz innymi służbami ratowniczymi, w tym
z właściwymi dysponentami jednostek systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego,
e) sposób oznaczenia miejsc niebezpiecznych dla uczestników imprezy,
f) oznakowanie pojazdów uczestniczących w imprezie i towarzyszących tej imprezie,
g) rodzaje zezwoleń umożliwiających poruszanie się osób lub pojazdów w miejscach wyłączonych z ruchu publicznego,
h) organizację łączności bezprzewodowej między organizatorem imprezy a Policją w trakcie trwania imprezy,
i) sposób informowania o ograniczeniach w ruchu drogowym wynikających z przebiegu imprezy – przed imprezą
i w trakcie jej trwania.
5) zobowiązanie organizatora do przywrócenia do poprzedniego stanu pasa drogowego na trasie przejazdu, przejścia lub miejsca pobytu uczestników imprezy, a w przypadku uszkodzenia pasa drogowego lub urządzeń drogowych będącego następstwem imprezy - do ich bezzwłocznego naprawienia lub pokrycia kosztów tych napraw;
6) pisemną zgodę właściciela lasu na przeprowadzenie imprezy w razie przeprowadzania jej na terenach leśnych.
Wniosek powinien być sporządzony przez organizatora w 2 egzemplarzach, tj.:
· dla organu zarządzającego ruchem wydającego zezwolenie;
· kopia wniosku – dla właściwego ze względu na miejsce rozpoczęcia imprezy komendanta wojewódzkiego Policji;
· jeżeli impreza odby wa się w strefie nadgranicznej - komendanta oddziału Straży Granicznej;
· jeżeli impreza jest przeprowadzana na drogach przebiegających lub przyległych do terenów będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej komendanta jednostki Żandarmerii Wojskowej.
Pisemny wniosek organizatora wraz z wymaganymi dokumentami o wydanie zezwolenia winien być złożony co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy. Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania zezwolenia (Art. 65b) na odbycie imprezy wydaje się co najmniej na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel.: (23) 662 15 41.